JAEG überschritten: Was muss der Arbeitgeber tun? Prüfung, Meldung, Zuschuss

Ist die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten, muss der Arbeitgeber zum Jahreswechsel prüfen, ob das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt auch die Grenze des Folgejahres übersteigt (§ 6 Abs. 4 SGB V), den Beschäftigten unverzüglich über die Versicherungsfreiheit informieren, ihn zum 31.12. mit Meldegrund 32 ab- und zum 01.01. mit Meldegrund 12 neu anmelden und ab dann den Beitragszuschuss zahlen – zur PKV 2026 bis 613,22 € im Monat (§ 257 SGB V). Verbindlich entscheidet im Zweifel die Krankenkasse (Stand: Oktober 2026).

Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten: Was muss der Arbeitgeber tun?

Die Krankenversicherungsfreiheit tritt kraft Gesetzes ein – einen Antrag stellen Beschäftigte dafür nicht. Feststellen muss sie aber jemand: Das ist der Arbeitgeber, der das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt ermittelt, die Grenze anwendet und die Sozialversicherung meldet. Im Zweifel entscheidet die Krankenkasse verbindlich. Für Beschäftigte heißt das: Ihre Personalabteilung ist die erste Adresse, wenn Sie wissen wollen, ob und ab wann Sie wechseln können.

Die Prüfung: wann und wie der Arbeitgeber rechnet

Ob das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die Grenze übersteigt, ist „in einer vorausschauenden Betrachtungsweise“ festzustellen – bei Aufnahme der Beschäftigung, bei jeder wesentlichen Änderung der Einkommensverhältnisse, bei einer Änderung der rechtlichen Verhältnisse und bei der jährlichen Anpassung der Grenzen (Grundsätzliche Hinweise Nr. 2.5). Gerechnet wird mit den aktuellen Monatsbezügen mal zwölf plus den regelmäßig gewährten Sonderzahlungen. Erhöhungen zählen erst ab dem Zeitpunkt, ab dem der Anspruch besteht.

Zum Jahreswechsel kommt die Prognose dazu: Das vereinbarte Entgelt wird auf das nächste Kalenderjahr hochgerechnet. Einbezogen werden Änderungen, die zum Prognosezeitpunkt objektiv feststehen – etwa durch Vertrag oder Tarifvertrag – oder mit hinreichender Sicherheit absehbar sind (Bundessozialgericht, Urteil vom 07.06.2018 – B 12 KR 8/16 R; Grundsätzliche Hinweise Nr. 4.2). Bei schwankenden Bezügen wie Provisionen schätzt der Arbeitgeber, meist nach dem Vorjahr; bei neuen Mitarbeitern nach vergleichbaren Kollegen.

Was zum Jahresarbeitsentgelt gehört und was nicht – Sonderzahlungen, Zulagen, Dienstwagen, Boni, Entgeltumwandlung –, ist ausführlich unter Was zählt zur Jahresarbeitsentgeltgrenze? beschrieben. Beschäftigte können die Rechnung ihres Arbeitgebers mit dem Jahresarbeitsentgelt-Rechner nachvollziehen.

Meldung und Beitragsgruppe zum Jahreswechsel

Endet die Versicherungspflicht mit Ablauf des Jahres, ändert sich die Beitragsgruppe der Krankenversicherung – und damit die Meldung. Die AOK Baden-Württemberg beschreibt den Ablauf für den Jahreswechsel 2026/2027 so: Abmeldung zum 31.12.2026 mit Meldegrund 32, Anmeldung zum 01.01.2027 mit Meldegrund 12. Der GKV-Spitzenverband empfiehlt den Kassen, Austrittserklärungen der Beschäftigten schon vor dem Jahresende anzunehmen; die Mitgliedschaft wird dann „ggf. nach der Meldung durch den Arbeitgeber über die Änderung der Beitragsgruppe“ mit Ablauf des Kalenderjahres beendet (Grundsätzliche Hinweise Nr. 4.4).

Information der Beschäftigten

Die Barmer formuliert es für ihre Firmenkunden klar: Beschäftigte sind bei Eintritt von Versicherungsfreiheit durch das Unternehmen „unverzüglich über die Versicherungsfreiheit zu informieren“. Das Gleiche gilt umgekehrt, wenn jemand die Grenze unterschreitet und versicherungspflichtig wird. Die Information ist für Beschäftigte wichtig, weil an ihr Fristen hängen: Wer in die PKV wechseln will, muss nach dem Hinweis seiner Krankenkasse innerhalb von zwei Wochen den Austritt erklären und die neue Versicherung nachweisen (§ 188 Abs. 4 SGB V). Wer nichts tut, wird automatisch freiwilliges Mitglied.

Die Wahl zwischen freiwilliger GKV und PKV treffen die Beschäftigten selbst. Viele Arbeitnehmer bitten die Personalabteilung zusätzlich um eine schriftliche Auskunft über ihr Jahresarbeitsentgelt – Versicherer und Kassen fragen danach. Ein amtliches Formular dafür gibt es nicht; was eine solche Bestätigung enthalten sollte, steht unter Bescheinigung des Jahresarbeitsentgelts durch den Arbeitgeber.

Der Beitragszuschuss: freiwillige GKV und PKV

Mit der Versicherungsfreiheit zahlt der Arbeitgeber keinen Arbeitgeberanteil mehr an die Kasse, sondern einen Zuschuss an den Beschäftigten (§ 257 SGB V). Er ist steuerfrei (§ 3 Nr. 62 EStG) und gehört deshalb nicht zum Jahresarbeitsentgelt.

• Freiwillig gesetzlich Versicherte: Zuschuss in Höhe der Hälfte des Beitrags; als Nachweis genügt ein jährlicher Nachweis der Krankenkasse über die gezahlten Beiträge, im Firmenzahlerverfahren in der Regel kein zusätzlicher (TK Nr. 8.1 und 8.4).
• Privat Versicherte: Zuschuss in Höhe der Hälfte des PKV-Beitrags, einschließlich der Beiträge für Angehörige, die in der GKV familienversichert wären; Risikozuschläge zählen mit, Beiträge für Leistungen ohne GKV-Entsprechung wie ein Einbettzimmer nicht (TK Nr. 8.2).
• Höchstbetrag 2026: 508,59 € für die Kranken- und 104,63 € für die Pflegeversicherung, zusammen 613,22 € im Monat (TK Nr. 8.2 und 8.5). Für 2027 ergibt sich im Szenario rund 667 bis 673 € (eigene Berechnung, Entwurf).
• Nur mit Entgelt: Der Zuschuss wird nur für Zeiten gezahlt, in denen Arbeitsentgelt gezahlt wird – nicht etwa bei unbezahltem Urlaub oder Krankengeldbezug nach Ende der Entgeltfortzahlung (TK Nr. 8.3).

Für den PKV-Zuschuss muss der Versicherer die Voraussetzungen des § 257 Abs. 2a SGB V erfüllen – unter anderem einen Basistarif anbieten und auf das ordentliche Kündigungsrecht verzichten. Der Arbeitgeber dokumentiert dazu in den Entgeltunterlagen eine jährliche Bescheinigung des Versicherers über die zweckentsprechende Verwendung und einen Nachweis über die gesetzlichen Voraussetzungen mit Angabe der Aufsichtsbehörde – zu Beginn der Zuschusszahlung und danach alle drei Jahre (TK Nr. 8.4). Mehr zur Höhe 2027 erklärt der Ratgeber zum Arbeitgeberzuschuss zur PKV 2027.

Jahreswechsel 2026/2027: drei Grenzen statt einer

Für Personalabteilungen ist der Jahreswechsel 2026/2027 anspruchsvoller als sonst. Die AOK Baden-Württemberg nennt drei maßgebliche Grenzen: die allgemeine Grenze von 84.150 € mit der zusätzlichen Erhöhung um 3.600 €, die besondere Grenze von 72.900 € für Altfälle aus 2002 und die neue Bestandsgrenze von 80.550 € für Beschäftigte, die am 31.12.2026 wegen Überschreitens der Grenze krankenversicherungsfrei und privat vollversichert sind. Alle Werte für 2027 stehen unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Bundesrats (Kabinettsbeschluss vom 07.10.2026, BR-Drs. 576/26).

Damit der Arbeitgeber die richtige Grenze anwendet, muss er wissen, wie jeder Übergrenzer am 31.12.2026 versichert war. Für die besondere Grenze aus 2002 rät die TK Arbeitgebern, einen Nachweis der damaligen privaten Krankenversicherung – etwa Versicherungsbestätigung oder Police – in die Entgeltunterlagen zu nehmen. Für die neue Bestandsgrenze bietet sich dasselbe Vorgehen an. Beschäftigte, die privat versichert sind, sollten ihrer Personalabteilung deshalb frühzeitig eine aktuelle Versicherungsbestätigung geben.

Wenn es später anders kommt: nachträgliche Feststellung

Stellt sich später heraus, dass die Grenze unterschritten war – etwa bei einer Betriebsprüfung –, endet die Versicherungsfreiheit trotzdem mit dem Unterschreiten. Für freiwillig gesetzlich Versicherte akzeptieren die Kassen aus verwaltungspraktischen Gründen eine Umstellung für die Zukunft; bei Feststellungen in Betriebsprüfungen beginnt die Versicherungspflicht mit dem Monat nach dem Prüfbescheid. War der Beschäftigte dagegen privat versichert, wird die Versicherungspflicht rückwirkend festgestellt – „unter Umständen“ mit einer Doppelversicherung in GKV und PKV (Grundsätzliche Hinweise Nr. 5.4).

Daraus folgt für beide Seiten: Eine sorgfältige, dokumentierte Prognose ist der beste Schutz. Arbeitgeber halten fest, welche Bestandteile sie eingerechnet haben; Beschäftigte prüfen das Ergebnis vor dem Wechsel in die PKV und lassen es sich schriftlich bestätigen.

Was Beschäftigte daraus mitnehmen

Für Sie als Angestellte/r sind drei Punkte entscheidend. Erstens: Fragen Sie im Herbst nach, mit welchem Jahresarbeitsentgelt Ihre Personalabteilung zum Jahreswechsel rechnet. Zweitens: Achten Sie auf den Hinweis Ihrer Krankenkasse – ab dann laufen zwei Wochen für den Austritt. Drittens: Geben Sie die Bescheinigung Ihres Versicherers rechtzeitig ab, damit der Zuschuss mit der ersten Abrechnung fließt. Wann Ihr frühester Termin ist, zeigt PKV-Wechseltermin für Angestellte; den gesamten Ablauf beschreibt Versicherungspflichtgrenze überschritten.

Und warum sich der Wechsel für viele lohnt: Der PKV-Beitrag hängt nicht vom Gehalt ab, der Arbeitgeber trägt die Hälfte, und die Leistungen sind vertraglich zugesichert – der Versicherer kann die Vollversicherung nicht ordentlich kündigen (§ 206 Abs. 1 VVG). Ob Sie die Grenze voraussichtlich überschreiten, zeigt der Übergrenzer-Check in 60 Sekunden.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zu der Versicherungspflichtgrenze und der privaten Krankenversicherung für Angestellte (Stand: 18. Oktober 2026). Er ersetzt keine individuelle Beratung. Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab, z. B. Alter, Gesundheit, Einkommen und Familie. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität; Gesetze und Tarife ändern sich. Ein kostenloses Informations- und Rechnerportal – keine Krankenkasse und kein Angebot von Arbeitgebern oder Gewerkschaften; über die Versicherungspflicht entscheiden Arbeitgeber und Krankenkasse. Herausgeber: JAEG-Check.de. JAEG-Check.de ist kein Versicherungsmakler und bietet keine Versicherungs-, Rechts- oder Steuerberatung an; eine individuelle Beratung erfolgt ausschließlich durch spezialisierte Kooperationspartner mit Erlaubnis nach § 34d GewO.