Inhalt (7 Abschnitte)
- Bescheinigung Jahresarbeitsentgelt vom Arbeitgeber: Gibt es ein Formular?
- Wofür Sie eine Bestätigung des Arbeitgebers brauchen
- Muster-Inhalt: Was in die Bestätigung gehört
- Lohnsteuerbescheinigung, Gehaltsabrechnung, Auskunft: der Unterschied
- Die Bescheinigung für den Arbeitgeberzuschuss
- Der Nachweis für Austritt und Kündigung
- Checkliste: alle Unterlagen für den Wechsel
- Ein amtliches Muster für eine Bescheinigung des Jahresarbeitsentgelts durch den Arbeitgeber gibt es nicht (Stand Oktober 2026); die Krankenkasse erfährt den Status über die Meldung des Arbeitgebers zum Jahreswechsel.
- Eine formlose schriftliche Auskunft der Personalabteilung über das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt hilft trotzdem – bei der Planung des Wechseltermins, beim PKV-Antrag und 2027 beim Nachweis der richtigen Grenze.
- Für den Arbeitgeberzuschuss läuft der Nachweis umgekehrt: Der Versicherer bescheinigt die Voraussetzungen des § 257 Abs. 2a SGB V zu Beginn und danach alle drei Jahre, dazu kommt eine jährliche Bescheinigung über die Verwendung.
- Für den Austritt aus der GKV zählt der Versicherungsnachweis der PKV (§ 188 Abs. 4, § 175 Abs. 4 SGB V).
- Die Lohnsteuerbescheinigung ersetzt die Auskunft nicht: Sie zeigt das Brutto des abgelaufenen Jahres, nicht das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in vorausschauender Betrachtung.
Eine amtliche Bescheinigung des Jahresarbeitsentgelts durch den Arbeitgeber gibt es nicht – ein offizielles Muster existiert nicht, und die Krankenkasse erfährt Ihren Status über die Meldung des Arbeitgebers zum Jahreswechsel (Stand: Oktober 2026). Trotzdem lohnt sich eine formlose schriftliche Auskunft der Personalabteilung über Ihr regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt: Sie sichert Ihren Wechseltermin ab und belegt 2027, welche Grenze für Sie gilt. Für den Arbeitgeberzuschuss bescheinigt umgekehrt der Versicherer die Voraussetzungen des § 257 Abs. 2a SGB V.
Bescheinigung Jahresarbeitsentgelt vom Arbeitgeber: Gibt es ein Formular?
Die Versicherungsfreiheit wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze tritt kraft Gesetzes ein. Der Arbeitgeber stellt sie fest, informiert den Beschäftigten „unverzüglich“ (Barmer Firmenkunden) und meldet die Änderung der Beitragsgruppe an die Krankenkasse – zum Jahreswechsel 2026/2027 mit einer Abmeldung zum 31.12. (Meldegrund 32) und einer Anmeldung zum 01.01. (Meldegrund 12), so die AOK Baden-Württemberg. Ein amtlicher Vordruck, auf dem der Arbeitgeber Ihnen das Jahresarbeitsentgelt bescheinigt, ist dafür nicht vorgesehen; wir haben bei Gesetzgeber, GKV-Spitzenverband und Kassen kein solches Muster gefunden.
Wenn von einer „Bescheinigung“ die Rede ist, sind oft ganz unterschiedliche Dokumente gemeint. Die folgende Übersicht sortiert sie:
| Dokument | Wer stellt aus | Wofür |
|---|---|---|
| Auskunft über das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt | Arbeitgeber (formlos) | Termin planen, PKV-Antrag, Nachweis der maßgebenden Grenze |
| Meldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 32/12) | Arbeitgeber an die Krankenkasse | Statuswechsel zum Jahreswechsel |
| Versicherungsnachweis der PKV | privater Versicherer | Wirksamkeit von Austritt oder Kündigung (§ 188 Abs. 4, § 175 Abs. 4 SGB V) |
| Bescheinigung nach § 257 Abs. 2a SGB V | privater Versicherer an den Arbeitgeber | Arbeitgeberzuschuss – zu Beginn und alle drei Jahre |
| Jährliche Verwendungsbescheinigung | privater Versicherer | Nachweis, dass der Zuschuss für die PKV verwendet wird |
| Nachweis der PKV am Stichtag (2002 bzw. 2026) | Versicherer, vom Beschäftigten vorgelegt | Anwendung der besonderen Grenze bzw. der Bestandsgrenze |
Wofür Sie eine Bestätigung des Arbeitgebers brauchen
Auch ohne amtliches Formular gibt es gute Gründe, das Jahresarbeitsentgelt schriftlich bestätigen zu lassen:
Den Wechseltermin absichern
Sie wissen schwarz auf weiß, mit welchem Jahresarbeitsentgelt und welcher Prognose die Personalabteilung zum Jahreswechsel rechnet – und ob der 1. Januar klappt.
Den PKV-Antrag belegen
Im Antrag geben Sie an, dass Sie versicherungsfrei sind. Die Auskunft der Personalabteilung macht diese Angabe nachvollziehbar.
Die richtige Grenze 2027 nachweisen
Für die Bestandsgrenze zählt Ihr Status am 31.12.2026. Eine Bestätigung von Versicherungsfreiheit und Jahresarbeitsentgelt zum Stichtag hilft, auch bei einem späteren Arbeitgeberwechsel.
Rückwirkende Überraschungen vermeiden
Wird das Unterschreiten erst später festgestellt, kann bei Privatversicherten rückwirkend Versicherungspflicht eintreten (Grundsätzliche Hinweise Nr. 5.4). Eine dokumentierte Prognose schützt beide Seiten.
Für die besondere Grenze aus 2002 rät die TK Arbeitgebern ausdrücklich, einen Nachweis der damaligen privaten Krankenversicherung – etwa Versicherungsbestätigung oder Police – in die Entgeltunterlagen zu nehmen. Für die neue Bestandsgrenze von 80.550 € (§ 6 Abs. 8 SGB V n. F.) bietet sich dasselbe an: Privatversicherte geben ihrer Personalabteilung eine aktuelle Versicherungsbestätigung und lassen sich ihre Versicherungsfreiheit zum 31.12.2026 bestätigen.
Muster-Inhalt: Was in die Bestätigung gehört
Die folgende Liste ist ein unverbindlicher Vorschlag – kein amtliches Muster. Sie orientiert sich daran, wie das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt nach den Grundsätzlichen Hinweisen des GKV-Spitzenverbands ermittelt wird (Nr. 2.1 bis 2.5).
| Angabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Name, Personalnummer, Beschäftigungsbeginn, Wochenarbeitszeit | Zuordnung; Vollzeit oder Teilzeit |
| Monatsgrundgehalt mit Gültigkeitsdatum | Kern der Rechnung: Monatsentgelt mal zwölf |
| Feste Zulagen pro Monat (ohne Familienzuschläge) | laufend gezahlte Zulagen zählen, familienbezogene nicht (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB V) |
| Regelmäßige Sonderzahlungen mit Rechtsgrundlage | zählen, wenn sie mit hinreichender Sicherheit jährlich gezahlt werden (Tarif, Vertrag, betriebliche Übung) |
| Variable Vergütung: fest zugesagter Mindestbetrag bzw. laufende Provision | nur dieser Teil zählt; zielabhängige Boni ohne Zusage nicht |
| Geldwerte Vorteile, z. B. Dienstwagen | der Vorteil aus der Privatnutzung zählt mit |
| Beitragsfreie Entgeltumwandlung | mindert das Jahresarbeitsentgelt, 2026 bis 4.056 € im Jahr |
| Regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt gesamt und Stichtag | das Ergebnis, mit dem die Grenze verglichen wird |
| Bereits feststehende Erhöhungen mit Datum | fließen in die Prognose zum Jahreswechsel ein |
| Angewandte Grenze und Ergebnis | z. B. „versicherungsfrei voraussichtlich ab 01.01.2027“; Datum, Unterschrift |
Ein Formulierungsvorschlag für Ihre Anfrage an die Personalabteilung:
„Bitte bestätigen Sie mir schriftlich mein regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt, mit dem Sie zum Jahreswechsel die Versicherungsfreiheit prüfen – mit den einzelnen Bestandteilen, bereits feststehenden Erhöhungen für 2027 und der Grenze, die Sie anwenden. Ich plane einen Wechsel in die private Krankenversicherung zum frühestmöglichen Termin.“
Der richtige Zeitpunkt: Fragen Sie im Oktober oder November nach – dann stehen Tarifabschlüsse und vertragliche Erhöhungen für das neue Jahr meist fest, und es bleibt genug Zeit für Risikovoranfrage und Antrag. Ändert sich danach etwas Wesentliches – eine Beförderung, ein neuer Tarifabschluss, mehr Wochenstunden oder der Verzicht auf ein tarifliches Zusatzgeld zugunsten freier Tage –, lassen Sie die Auskunft aktualisieren. Denn jede wesentliche Änderung der Einkommensverhältnisse löst eine neue Prüfung aus (Grundsätzliche Hinweise Nr. 2.5). Bewahren Sie die Auskunft zusammen mit Ihren Versicherungsunterlagen auf; sie hilft auch Jahre später, etwa bei einem Arbeitgeberwechsel oder einer Rückfrage der Krankenkasse.
Bevor Sie fragen, können Sie das Ergebnis selbst nachrechnen: Der Jahresarbeitsentgelt-Rechner nimmt jeden Baustein einzeln auf und zeigt die Fundstelle. Welche Bestandteile zählen, steht ausführlich unter Was zählt zur Jahresarbeitsentgeltgrenze?.
Lohnsteuerbescheinigung, Gehaltsabrechnung, Auskunft: der Unterschied
Ein häufiges Missverständnis: „Auf meiner Lohnsteuerbescheinigung stehen 82.000 € – also bin ich über der Grenze.“ Die Lohnsteuerbescheinigung zeigt den steuerpflichtigen Arbeitslohn des abgelaufenen Jahres, einschließlich einmaliger Zahlungen wie eines Bonus. Für die Versicherungspflichtgrenze zählt dagegen das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in vorausschauender Betrachtung: aktuelles Monatsentgelt mal zwölf plus Sonderzahlungen, die regelmäßig gewährt werden (Grundsätzliche Hinweise Nr. 2.5). Ein Bonus ohne Zusage gehört nicht dazu, eine Erhöhung ab November dagegen schon voll.
Auch die monatliche Gehaltsabrechnung beantwortet die Frage nur zum Teil: Sie zeigt das Entgelt eines Monats, aber nicht, welche Sonderzahlungen regelmäßig sind. Welches Brutto gemeint ist, erklärt die Seite Jahresarbeitsentgeltgrenze: brutto oder netto?.
Die Bescheinigung für den Arbeitgeberzuschuss
Für den Zuschuss zur PKV läuft der Nachweis in die andere Richtung: Nicht der Arbeitgeber bescheinigt Ihnen etwas, sondern Ihr Versicherer bescheinigt dem Arbeitgeber, dass er die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Dazu gehören nach § 257 Abs. 2a SGB V unter anderem, dass das Unternehmen einen Basistarif anbietet und auf das ordentliche Kündigungsrecht verzichtet. Der Versicherungsnehmer legt „jeweils nach Ablauf von drei Jahren eine Bescheinigung“ vor, dass die Aufsichtsbehörde die Einhaltung bestätigt hat.
Die TK beschreibt für Arbeitgeber zwei Nachweise, die in die Entgeltunterlagen gehören: eine jährliche Bescheinigung des Versicherers, dass der Zuschuss zweckentsprechend für die private Krankenversicherung verwendet wird, und einen Nachweis über die gesetzlichen Voraussetzungen einschließlich der zuständigen Aufsichtsbehörde – zu Beginn der Zuschusszahlung und danach alle drei Jahre. Ihr Versicherer stellt beides auf Anfrage aus. Der Zuschuss beträgt die Hälfte des Beitrags, 2026 bis 613,22 € im Monat für Kranken- und Pflegeversicherung zusammen (§ 257 SGB V, § 61 SGB XI). Mehr zu den Pflichten der Personalabteilung steht unter Was muss der Arbeitgeber tun?.
Der Nachweis für Austritt und Kündigung
Ohne Versicherungsnachweis der PKV verlassen Sie die GKV nicht. Beim Austritt nach dem Ende der Versicherungspflicht wird die Erklärung „nur wirksam, wenn das Mitglied das Bestehen eines anderweitigen Anspruchs auf Absicherung im Krankheitsfall nachweist“ (§ 188 Abs. 4 SGB V) – und diese Absicherung muss lückenlos anschließen (Grundsätzliche Hinweise Nr. 4.4). Freiwillige Mitglieder, die kündigen, legen den Nachweis innerhalb der Kündigungsfrist vor (§ 175 Abs. 4 SGB V). Lassen Sie sich den Versicherungsschein oder eine Versicherungsbestätigung mit Beginn-Datum deshalb rechtzeitig ausstellen. Wann die Fristen laufen, zeigt PKV-Wechseltermin für Angestellte.
Checkliste: alle Unterlagen für den Wechsel
- Schriftliche Auskunft der Personalabteilung über das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt und die Prognose für das neue Jahr
- Ergebnis der anonymen Risikovoranfrage und gewählter Tarif – vorbereitet mit einem spezialisierten Experten
- Versicherungsschein bzw. Versicherungsbestätigung der PKV mit Beginn-Datum
- Austrittserklärung (binnen zwei Wochen nach dem Hinweis der Kasse) oder Kündigung als freiwilliges Mitglied
- Bescheinigung des Versicherers nach § 257 Abs. 2a SGB V für die Personalabteilung
- Für Privatversicherte 2027: Versicherungsbestätigung zum Stichtag 31.12.2026 für die Bestandsgrenze
Mit diesen Unterlagen gelingt der Wechsel lückenlos – und Sie profitieren von dem, was die PKV Angestellten über der Grenze bietet: einem Beitrag, der nicht vom Gehalt abhängt, einem Arbeitgeberzuschuss bis zur Hälfte und vertraglich zugesicherten Leistungen. Ob Ihr Jahresarbeitsentgelt voraussichtlich über der Grenze liegt, zeigt der Übergrenzer-Check in 60 Sekunden; den gesamten Ablauf erklärt Versicherungspflichtgrenze überschritten.
Häufige Fragen
Gibt es ein amtliches Formular für die Bescheinigung des Jahresarbeitsentgelts?
Nein, ein amtliches Muster haben wir nicht gefunden (Stand Oktober 2026). Der Arbeitgeber stellt die Versicherungsfreiheit fest und meldet sie der Krankenkasse über die Ab- und Anmeldung zum Jahreswechsel. Eine Bestätigung für Sie selbst ist eine formlose schriftliche Auskunft der Personalabteilung.
Muss mein Arbeitgeber mich über die Versicherungsfreiheit informieren?
Ja. Laut Barmer sind Beschäftigte bei Eintritt der Versicherungsfreiheit durch das Unternehmen unverzüglich darüber zu informieren. Einen gesetzlich vorgeschriebenen Vordruck für diese Information gibt es nicht; bitten Sie zusätzlich um eine schriftliche Auskunft über Ihr regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt.
Reicht die Lohnsteuerbescheinigung als Nachweis?
Nein. Die Lohnsteuerbescheinigung zeigt den steuerpflichtigen Arbeitslohn des abgelaufenen Jahres – einschließlich einmaliger Zahlungen. Für die Versicherungspflichtgrenze zählt das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in vorausschauender Betrachtung: aktuelles Monatsentgelt mal zwölf plus regelmäßige Sonderzahlungen (GKV-Spitzenverband, Grundsätzliche Hinweise Nr. 2.5).
Welche Bescheinigung braucht der Arbeitgeber für den Zuschuss zur PKV?
Eine Bescheinigung des Versicherers, dass er die Voraussetzungen des § 257 Abs. 2a SGB V erfüllt – mit Angabe der Aufsichtsbehörde, zu Beginn der Zuschusszahlung und danach alle drei Jahre – sowie eine jährliche Bescheinigung, dass der Zuschuss zweckentsprechend für die private Krankenversicherung verwendet wird (TK-Beratungsblatt, 07/2026).
Was sollte in einer Bestätigung des Jahresarbeitsentgelts stehen?
Mindestens Ihr Monatsgrundgehalt mit Datum, feste Zulagen, regelmäßige Sonderzahlungen mit Rechtsgrundlage, fest zugesagte variable Anteile, geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen, eine beitragsfreie Entgeltumwandlung, das daraus errechnete regelmäßige Jahresarbeitsentgelt, bereits feststehende Erhöhungen und die angewandte Grenze – mit Datum und Unterschrift.
Quellen
- GKV-Spitzenverband: Grundsätzliche Hinweise zur Versicherungsfreiheit bei Überschreiten der JAEG (TK-Kopie) – 20.03.2019, Nr. 2.1–2.5, 4.4
- TK Firmenkunden: Beratungsblatt Krankenversicherungsfreiheit (Nachweise zum Beitragszuschuss, besondere Grenze) – Stand 07/2026, Nr. 2 und 8.4
- Barmer Firmenkunden: Sozialversicherungslexikon Jahresarbeitsentgeltgrenze – 07.09.2026
- AOK Baden-Württemberg Firmenkunden: Jahresarbeitsentgeltgrenzen 2027 – neue Regeln berücksichtigen – 15.10.2026
- § 257 SGB V – Beitragszuschüsse für Beschäftigte (Abs. 2a) – abgerufen 18.10.2026
- § 175 SGB V – Kündigung der Mitgliedschaft – abgerufen 18.10.2026
- § 188 SGB V – Austritt nach Ende der Versicherungspflicht – abgerufen 18.10.2026
Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zu der Versicherungspflichtgrenze und der privaten Krankenversicherung für Angestellte (Stand: 18. Oktober 2026). Er ersetzt keine individuelle Beratung. Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab, z. B. Alter, Gesundheit, Einkommen und Familie. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität; Gesetze und Tarife ändern sich. Ein kostenloses Informations- und Rechnerportal – keine Krankenkasse und kein Angebot von Arbeitgebern oder Gewerkschaften; über die Versicherungspflicht entscheiden Arbeitgeber und Krankenkasse. Herausgeber: JAEG-Check.de. JAEG-Check.de ist kein Versicherungsmakler und bietet keine Versicherungs-, Rechts- oder Steuerberatung an; eine individuelle Beratung erfolgt ausschließlich durch spezialisierte Kooperationspartner mit Erlaubnis nach § 34d GewO.